TECNICHE PER GESTIRE IL TEMPO: 4 MODI PER AFFRONTARE LA LISTA QUOTIDIANA DI COSE DA FARE

La gestione del tempo è una delle sfide più grandi che le persone affrontano quotidianamente. Ci sono 24 ore in una giornata e non importa cosa facciamo, il tempo sembri non basti mai. Considerando le sette/otto ore raccomandate per dormire, per completare la lista di cose da fare ci rimangono circa 16 ore.

Con l’avvento di internet e con gli smpartphone dopo, ci si aspetta di essere raggiungibili 24 ore su 24.. i figli, la famiglia, il capo, i colleghi, il fidanzato. Per questi motivi, e non solo, è importante gestire il tempo attraverso la priorità delle cose da fare.

La maggior parte dello sforzo deriva dal fatto che tendiamo a guardare il quadro generale di ciò che dobbiamo fare e questo ci fa sentire sopraffatti. Ed è facile cadere in questa trappola se pensiamo a tutte le responsabilità, le scadenze a lavoro, ai vari progetti da affrontare e tutti ciò che si insedia negli angoli della nostra mente.

Dobbiamo quindi imparare a dividere il quadro generale delle cose da fare in tanti piccoli “lavoretti”, questo ci aiuterà a gestire meglio le nostre responsabilità e obiettivi.

Vediamo gli step da seguire.

Data Dump

In primis, è necessario scrivere una lista generale su ciò che pensiamo bisogna fare. Bisogna scrivere ogni possibile cosa che pensiamo di dover fare o completare. Non solo a livello lavorativo ma una lista di cose da fare che riguarda ogni aspetto della nostra vita. Vedendo la lista davanti ai nostri occhi possiamo analizzarla meglio.

Ordine di priorità

Subito dopo, bisogna categorizzare la lista in ordine di importanza.  Dividiamo per esempio la lista in lavoro, vita sociale e famiglia per avere un quadro generale, dopodiché definiamo le priorità per ogni categoria. Potremmo avere dunque una lista del genere:

Priorità 1: Cose che devo fare entro la giornata 
queste non sono negoziabili. DEVONO essere fatte. Potete scriverle in ordine cronologico oppure no.

– Meditare

– Andare in palestra

– Pagare le bollette

– Andare dal dentista

– Meeting con il capo

– Prendere i bambini a scuola

 

Priorità 2 – cose da fare nei prossimi tre giorni

Anche queste sono priorità importanti ma possono essere schedulate nei prossimi giorni.

– Fare slide per la presentazione

– Fare un back up al computer

– Andare il lavandaria

– …

 

Meno Importanti – possono aspettare una o due settimane

Alcuni esempi:

– Mettere a posto il giardino

– Lavare la macchina

– Finire il libro

-…

Cosa dovrò fare– si parla di un arco teporale lungo dai 3 ai 12 mesi: 

– Iscrivermi ad un corso di fotografia

– Organizzare la casa

– Scrivere il tuo primo libro

– Pulire il garage

Ovviamente questo è solo un esempio che cambierà da individuo a individuo ma può essere di aiuto per gestire le questioni da affrontare quotidianamente e non.

Organizzazione e metodologia

Ora che conosciamo, abbiamo categorizzato e definite le priorità di tutto ciò che dobbiamo fare nel breve e lungo periodo dobbiamo studiare una metodologia e una strategia per riuscire a far tutto. Per esempio, sappiamo che oggi (come da lista su) andare dal dentist prendere I bambini a scuola e pagare le bollette. Se questi tre posto sono vicini possiamo schedulare gli appuntamenti a distanza di un’ ora ognuno per poter ridurre i tempi.

Stessa cosa vale per le cose a breve e lungo termine. Ci vuole una strategia per, un organizzazione e una metodologia per ogni cosa.  Solo in questo modo possiamo avere un piano di azione concreto ed efficiente.
Per le questioni a lungo termine è importante schedulare degli steps a distanza di qualche settimana per avere traccia dei progressi e se stiamo arrivando all’obiettivo oppure no. In questo modo non ci troveremo con molte cose da fare tutte insieme. Ricordiamoci però di essere anche flessibili perché nella vita spesso succedono imprevisti. Dobbiamo essere bravi a riaggiustare la metodologia o la strategia e cosa molto importante avere la certezza che tutto andrà per il meglio.

La questione più importante da tenere a mente è che noi non possiamo fare tutto in un giorno, nessuno può. Dobbiamo avere consapevolezza di noi stessi di chi siamo e di dove siamo ed essere ok con questo.

 

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